Una política de gastos y viajes óptima es esencial para mantener los costes de una empresa bajo control y puede resultar clave en momentos de crisis como el actual. Establecer un presupuesto inicial, gestionar las reservas, elaborar notas de gastos, administrar las facturas y reclamar el IVA son solo algunas de las tareas que se deben llevar a cabo.
Pero, ¿sabes cómo implementar una política de gastos que se ajuste a tu empresa? Te contamos algunos trucos:
1. Definir un presupuesto inicial
El primer paso para implementar una buena política de gastos es definir el presupuesto inicial. Éste debe indicar los diferentes tipos de gastos corporativos a cubrir (costes de transporte, comida, alojamiento, etc.) y un presupuesto máximo para cada uno. En cuanto a los viajes, se precisará de su aprobación previa y del presupuesto necesario.
El presupuesto destinado a gastos y viajes es muy particular de cada empresa y depende en gran medida del sector en el que se encuentre. Si ya se dispone de una política pero sin un presupuesto fijado, se deberán revisar y analizar los gastos existentes y detectar aquellos que no son necesarios para establecer un máximo. La clave será ajustarse a la realidad actual de la empresa.
Devoluiva permite aplicar la política de gastos controlando los importes máximos de consumo, las tipologías del gasto, así como los días y horas en los que se puede consumir. Esto puede controlarse a través de la app Devoluiva.
2. Estructurar y comunicar
Aunque puede parecer irrelevante, una buena presentación del contenido de la política de gastos es clave para su comprensión.
Los contenidos deberán ser claros y concisos; y se deberá estructurar el documento para mejorar su legibilidad. Una vez definida, se deberá comunicar internamente a todos los empleados. Además, es recomendable que la política sea pública y fácilmente accesible para que los empleados puedan consultarla en cualquier momento.
3. Proporcionar herramientas de gestión automáticas
La forma más sencilla de gestionar los gastos corporativos es a través de una plataforma o aplicación de gestión de gastos. Éstas suelen ofrecer un método automático y simple para administrar los gastos corporativos de los empleados, además de aportar beneficios extras como una mayor visibilidad y accesibilidad y un mayor control documental.
Herramientas como Devoluiva permiten la digitalización automática de los gastos y la realización automática de las notas de gasto, así como la emisión automática de facturas electrónicas sustitutivas de los tickets de gasto para poder recuperar el IVA posteriormente. Además, toda esta información se integra directamente en el ERP de la empresa. De este modo, los empleados dedican menos tiempo a tareas recurrentes y repetitivas y pueden focalizar su trabajo en tareas de mayor valor agregado para la empresa.
4. Simplificar el envío de la nota de gastos
Rellenar la nota de gastos suele ser una tarea manual y repetitiva, que muchas veces conlleva discrepancias o errores. Para evitarlo, el procedimiento debe ser simple e intuitivo. La nota de gastos debe solicitar solo aquella información relevante para el departamento de Finanzas y así evitar la sobreinformación y ahorrar tiempo a los empleados que deben rellenarla.
La forma más sencilla de gestionar las notas de gasto es automatizando el procedimiento. En este sentido, con sólo fotografiar los tickets de los gastos realizados, Devoluiva te permite generar la nota de gastos de forma automática y para su validación. Además, Devoluiva emitirá automáticamente facturas electrónicas sustitutivas de los tickets de consumos, para que pueda deducirse el IVA.
5. Gestión de viajes
Esta tipología de gastos puede representar una partida importante a final de año. Por ello, el control y la supervisión se hacen necesarios. Con el módulo de viajes del gestor de gastos de Devoluiva, se consigue reducir el tiempo de preparación de los viajes, permite la reducción de los costes del viaje, evita desplazamientos innecesarios y mejora el control de sus gastos asociados.
6. Realizar reportes periódicos
Por último, es imprescindible realizar informes de forma periódica para llevar un control de los gastos realizados. De este modo, se podrá detectar rápidamente cualquier desviación del presupuesto y aplicar medidas de corrección.
De la misma manera que con las notas de gasto, la automatización y digitalización de la información ofrecerá a los responsables una forma sencilla de realizar los informes y, a la vez, ahorrar tiempo y aumentar su productividad. En esta línea, Devoluiva permite generar informes de forma automática a partir de la información de los gastos previamente digitalizada.
Finalmente, no olvides que la política de gastos y viajes es un documento que debe evolucionar junto a la empresa. Por este motivo, se deberá revisar y actualizar periódicamente.
Ahorra tiempo y contáctate con nosotros para disponer de los beneficios de Devoluiva durante la implementación de tu política de gastos y viajes.
